Hyr personalHyr personal
Hyr personal
Hyr personal

Information om KONTORSBEMANNING SVERIGE AB:s behandling av anställdas och arbetssökandes personuppgifter

 
Detta dokument beskriver hur KONTORSBEMANNING SVERIGE AB, 556418-7036, (”Bolaget”) behandlar anställdas och arbetssökandes personuppgifter, hur Bolaget skyddar deras integritet och hur Bolagets personuppgiftsbehandling går till.


1. Personuppgifter


Bolaget är personuppgiftsansvarig för behandlingen av anställdas och arbets­sökandes personuppgifter med anledning av ansökan om anställning och/eller anställningsförhållandet. Person­uppgifts­­­­behandlingen som sker är nödvändig för att fullgöra anställningsavtalet, för ett ända­mål som rör Bolagets berättigade intressen och/eller på grund av en rättslig förpliktelse som åligger Bolaget. Nedan följer exempel på personuppgifter som Bolaget behandlar och vad de används till.
  1. Namn, befattning, kortare arbetsbeskrivning, fotografi, kontaktuppgifter (adress, telefon­­nummer, faxnummer, e-postadress), användaridentitet och lösenord för dator­­resurser. Dessa personuppgifter behandlas för ändamål innefattande bland annat personaladministration, verksam­hets­­utveckling, drift av teknisk infrastruktur och support, kommunikation, administration av resebeställningar och annat som är nöd­vändigt för att i förekommande fall fullgöra anställningsavtalet och för att kunna uppfylla Bolagets rättsliga förpliktelser.
  2. Värderande upplysningar till exempel från utvecklingssamtal eller personlighets­­tester. Dessa personuppgifter behandlas bland annat för ändamål innefattande utvärdering och uppföljning av prestationer och utveckling, vilket är nödvändigt för att fullgöra ett anställnings­avtal och Bolagets rättsliga förpliktelser/rättigheter.
  3. Arbetstid, arbetad tid, semester, sjukfrånvaro och motsvarande. Dessa
    person­uppgifter behandlas för ändamål innefattande planering och genom­förande av projekt, resurshantering, tidsplanering, rehabilitering, semester eller annan ledighet och planering av personalbehov, vilket är nödvändigt för att fullgöra anställningsavtal och Bolagets rättsliga förpliktelser.
  4. Uppgifter om hälsa, såsom bland annat uppgifter om allergier, sjuk­dom, sjukfrånvaro, graviditet, läkarbesök. Dessa personuppgifter behandlas bland annat för ändamål innefattande hantering av sjuk­skrivningar, arbetsmiljöfrågor, rehabiliteringar, vilket är nöd­vändigt för att fullgöra anställningsavtal och Bolagets rättsliga för­pliktelser.
  5. CV-information, kompetens, aktuell yrkesuppgift inom Bolaget och önskad utbildning eller legitimation. Dessa personuppgifter behandlas bland annat för ändamålen att underlätta planering och genomförande av utbildning, att underlätta ledningsbeslut avseende anställd, att användas vid rekrytering, utvärdering av arbetsprestationer och professionell utveckling, att hantera know-how, att rapportera och informera till olika myndigheter och annat som är nödvändigt för verksamheten, vilket är nödvändigt för att fullgöra anställnings­avtal och Bolagets rättsliga förpliktelser.
  6. Personnummer, bankkonto, löneuppgift och information om tjänste­pension för ändamål innefattande underlag till bokföring, löne­ut­betalningar, utbetalning av arbetsgivaravgifter, försäkringar och andra avgifter, skatteutbetalningar, övriga förmåner, förhandlingar med fack­förbund och andra motsvarande ändamål, vilket är nödvändigt för att full­göra anställningsavtal och Bolagets rättsliga förpliktelser.
  7. Eventuellt medlemskap i fackförening behandlas endast om det är nödvändigt för att Bolaget ska kunna fullgöra sina skyldigheter eller utöva sina rättigheter inom arbetsrätten, till exempel i samband med löneförhandlingar, eller för att löneavdrag för fackföreningsavgift ska kunna genomföras.
  8. Information om anställda kan komma att inhämtas indirekt och behandlas genom säkerhetssystem, automatiska processer via teknisk utrustning eller andra medel, till exempel genom loggning av telefon­samtal, över­vakningssystem och lagrad information från användande av dator­nätverk. Sådana uppgifter kan omfatta till exempel namn, bild och video, besökta webbadresser, användaridentitet och lösenord för dator­­resurser och e-postadress. Dessa personuppgifter behandlas efter en intresseavvägning i syfte att kunna upprätthålla hög säkerhet för Bolaget.
Även andra personuppgifter än vad som anges ovan kan komma att samlas in och behandlas för ändamål som anges i lag eller förordning eller för ytterligare ändamål vid var tid specificerade av Bolaget.


2. Vem får tillgång till personuppgifterna?


Personuppgifterna behandlas av Bolaget och används internt och är som huvudregel endast tillgängliga för Bolaget. Även internt är tillgången till person­uppgifterna begränsad beroende på befattning och behörighet. Huvudregeln är att endast den som har behov av personuppgifterna har tillgång till dem.
Personuppgifter kan komma att lämnas ut till Bolagets personuppgiftsbiträden eller eventuella samarbetspartners. I vissa fall kan utomstående få tillgång till vissa personuppgifter om detta krävs för Bolagets verksamhet eller för att Bolaget ska kunna fullgöra sina förpliktelser enligt lag eller avtal. De kategorier av mottagare som kan bli aktuella för sådana nödvändiga personuppgifts­överföringar är myndigheter såsom Skatteverket och Försäkringskassan eller företag och organisationer såsom försäkringsgivare, IT-serviceleverantörer, rese­­byråer, transportföretag och hotell i samband med resebeställningar. I vissa fall kan det även vara nödvändigt att lämna ut vissa personuppgifter till företag och organisationer som Bolaget samarbetar med för att fullgöra sina för­pliktelser. Begränsade personuppgifter tillhörandes anställda, såsom bland annat kontaktuppgifter och befattning, kan även komma att lämnas ut till allmänheten och publiceras på hemsida, sociala medier, i broschyrer och mot­svarande.


3. Publicering av bilder på internet, sociala medier och i annat marknadsföringsmaterial


Bolaget kan komma att publicera stilla eller rörliga bilder på anställda på Bolagets hemsida, på sociala medier eller i annat marknadsföringsmaterial. Bolaget kan komma att lämna ut stilla eller rörliga bilder på anställda till tredje part som Bolaget samarbetar med. Ändamålet är att kunna ge information om Bolagets anställda och Bolagets verksamhet samt för att kunna stärka Bolagets varumärke, vilka är nödvändiga berättigade intressen för Bolaget.

4. REGISTRERADS rättigheter


4.1 Rätt till tillgång

Registrerad har rätt att få information om vilka personuppgifter Bolaget har om denne och hur Bolaget behandlar dessa personuppgifter. Registrerad har också rätt att få en kopia av denna information.
​​​​​​​

4.2 Rättelse och radering                                                                              

Registrerad har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade och kompletterade. Registrerad har även i vissa fall rätt att få sina personuppgifter raderade, till exempel om de inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket de samlades in.

4.3 Invändning och begränsning av personuppgifter                

Registrerad har rätt att i vissa fall invända mot behandling av den registrerades person­­uppgifter. Registrerad har även i vissa fall rätt att begränsa behandlingen, till exempel om den registrerade anser att personuppgifterna inte är korrekta.

4.4 Dataportabilitet                                                                                                           

Registrerad har i vissa fall rätt att begära att Bolaget överför personuppgifter som den registrerade har lämnat till Bolaget till en annan part.

5. Övrigt

Bolaget bevarar personuppgifter endast under den tid som är nödvändig för de ovan angivna ändamålen eller som krävs enligt lag. Bolaget vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna.
Registrerad har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till berörd tillsyns­myndighet för behandling av personuppgifter.